Politique de confidentialité des données
Entrée en vigueur de la Politique de confidentialité : 5 octobre 2021
La société Groupe Meridis (ci-après « Groupe Meridis ») met à disposition des internautes un site de vente en ligne, accessible à l’URL https://biotech.labover.fr/ (ci-après le « Site »).
Dans ce cadre, la société Groupe Meridis collecte et traite des données personnelles relatives aux personnes qui visitent le Site, utilisent les fonctionnalités proposées ou qui commandent sur le Site, étant précisé que seuls des professionnels sont autorisés à commander sur le Site.
Constitue une donnée personnelle toute information qui vous est relative en tant que personne physique identifiée ou pouvant être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui vous sont propres (notamment vos nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse email, photographie) (ci-après la ou les « Donnée(s) personnelle(s) »).
Ne constitue pas une Donnée personnelle les données relatives à une personne morale, dont la collecte et le traitement ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité ni par la législation applicable en matière de données personnelles.
La présente politique de confidentialité vise à vous donner une information complète sur les modalités de collecte et d’usage de vos Données personnelles par Groupe Meridis (ci-après la « Politique de confidentialité »).
La Politique de confidentialité est commune à l’ensemble des traitements mis en œuvre par Groupe Meridis et fait partie intégrante des conditions générales d’utilisation (CGU) et des conditions générales de vente (CGV) du Site, dont vous devez prendre connaissance et accepter par ailleurs, le cas échéant. Groupe Meridis vous invite donc à prendre dûment connaissance des termes et conditions de la Politique de confidentialité avant toute utilisation du Site et toute communication de vos Données personnelles.
La Politique de confidentialité est accessible de façon permanente, hors périodes de maintenance, depuis le Site, en cliquant sur l’onglet intitulé « Politique de confidentialité » figurant au bas des pages internet du Site.
1. Responsable de traitement de vos Données personnelles
Groupe Meridis, société anonyme à directoire et conseil de surveillance immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Montpellier sous le numéro 461 800 559, au capital social de 1 014 000 €, dont le siège social est situé Parc Euromédecine BP 27253, 20 rue Robert Koch, 34086 Montpellier Cedex 4, numéro de TVA intracommunautaire FR 62 461800559, représentée par Monsieur Olivier Connes, en sa qualité de Président du Directoire, est responsable de traitement de vos Données personnelles, au sens de la législation applicable. A ce titre, Groupe Meridis s’engage à respecter la législation nationale et européenne applicable en vigueur, y incluant notamment le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016, la loi du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que toute autre règlementation applicable.
2. Vos Données personnelles collectées
2.1. Pour consulter et visiter le Site, vous n’avez pas, en principe, à communiquer de Données personnelles. Par exception, des cookies peuvent être stockés sur votre terminal dans les conditions et modalités prévues dans la « Politique de Gestion des cookies ».
Si vous souhaitez vous inscrire à la newsletter, ouvrir un compte personnel, constituer un panier d’achats, ou passer une commande sur le Site, cette liste d’actions n’étant pas exhaustive, vous devez remplir un formulaire d’inscription sur le Site tel que prévu à cet effet, renseigner votre identité, une adresse e-mail valide et confirmer votre consentement, selon les cas, aux Conditions Générales d’utilisation (CGU), aux Conditions Générales de vente applicables (CGV), à la Politique de Gestion des cookies et/ou à la présente Politique de confidentialité.
2.2. Lors de la collecte de vos Données personnelles, vous vous engagez expressément à ne communiquer que des informations complètes, exactes et actualisées, et ne portant préjudice ni aux intérêts ni aux droits des tiers. Vous pouvez modifier à tout moment vos Données personnelles, en remplissant le formulaire prévu à cet effet sur le Site.
2.3. Les informations indispensables à Groupe Meridis pour vous fournir les services du Site sont signalées par un astérisque sur les différentes pages du Site. Les autres informations ont un caractère facultatif.
Vos Données personnelles qui peuvent être collectées sont les suivantes :
| Catégorie de données personnelles | Données personnelles concernées |
|---|---|
| Identité | Civilité, nom, prénom, nom de la société, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, adresse de livraison et adresse de facturation, adresse email |
| Règlement / paiement | Paiement, conditions et modalités de règlement (réductions, promotions), RIB, numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel |
| Transaction | Numéro de la transaction, le détail de l'achat, du(des) produit(s) acheté(s) |
| Suivi de la relation commerciale | Produits achetés, quantité, montant, périodicité, date et montant de la commande et de la facture, échéance de la facture, conditions et adresse de livraison, historique des achats, retour des produits |
| Prospection commerciale | Données nécessaires (emails) à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d'étude, de sondage, de test produit et de promotion, ainsi qu’à l'organisation de toute opération promotionnelle ou commerciale |
| Informations stockées sur le terminal | Cookies et autres traceurs |
3. Finalités – Durée de conservation de vos Données personnelles
3.1. La collecte et le traitement de vos Données personnelles sont justifiés par différentes bases légales en fonction de l’usage que Groupe Meridis en fait.
Pour procéder à la collecte et au traitement de vos Données personnelles, Groupe Meridis s’assure disposer de l’une des bases juridiques suivantes :
- les mesures précontractuelles et l’exécution d’un contrat : la collecte et le traitement de vos Données personnelles sont nécessaires en vue de la conclusion du contrat envisagé puis à l’exécution du contrat auquel vous avez consenti (traitement ou exécution d’une commande de produits sur le Site) ;
- le consentement : vous acceptez expressément la collecte et le traitement de vos Données personnelles. Ce consentement peut être retiré à tout moment ;
- l’intérêt légitime : Groupe Meridis dispose d’un intérêt à collecter et traiter vos Données personnelles qui soit justifié, équilibré et qui ne porte pas atteinte à votre vie privée (ouverture d’un compte client sur le Site par exemple). Vous pouvez vous opposer à ce type de traitement auprès de Groupe Meridis, sauf exceptions ;
- l’obligation légale : la collecte et le traitement de vos Données personnelles sont obligatoires en application d’un texte de loi (conservation des factures par exemple).
Groupe Meridis traite vos Données personnelles afin de pouvoir notamment :
- adresser des informations en lien avec les activités de Groupe Meridis ;
- administrer votre profil et vos commandes via votre compte personnel sur le Site ;
- réaliser des opérations de promotion des activités de Groupe Meridis, en ce compris la prospection commerciale et la gestion des éventuelles opérations techniques liées à la prospection (notamment la déduplication, l’enrichissement et la normalisation) ;
- assurer la gestion de vos demandes, y compris celles exercées en application de l’article « Droits sur vos Données personnelles », et élaborer les statistiques nécessaires à l’amélioration du Site.
3.2. Vos Données personnelles sont conservées par Groupe Meridis pour la durée strictement nécessaire à la gestion de ses relations avec vous. Les durées de conservation de vos Données personnelles dépendent des finalités pour lesquelles les Données personnelles sont collectées et traitées.
Vos Données personnelles sont conservées pour les durées correspondant aux phases suivantes :
- Base active : vos Données personnelles sont conservées pour leur durée d’utilisation courante par Groupe Meridis, c’est-à-dire la durée nécessaire pour accomplir les finalités déterminées par Groupe Meridis ;
- Archivage intermédiaire : cette phase facultative intervient lorsque l’objectif de traitement de vos Données personnelles est atteint, mais que la conservation de ces Données personnelles est nécessaire, par exemple pour répondre à une obligation légale ou constituer une preuve avant la prescription. Dans ce cas, l’accès est restreint aux seules personnes habilitées ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions.
Passés les délais fixés ci-dessus, vos Données personnelles sont soit supprimées (sans que Groupe Meridis n’en conserve une copie), soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique. Il vous est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Groupe Meridis n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
3.3. Les finalités des collectes et traitements de vos Données personnelles au regard des bases légales, ainsi que la durée de conservation de vos Données personnelles, sont répertoriées ci-dessous :
| Pourquoi Groupe Meridis collecte et traite vos Données personnelles ? | Sur quelle base légale Groupe Meridis collecte et traite vos Données personnelles ? | Pour quelle durée Groupe Meridis conserve vos Données personnelles ? |
|---|---|---|
| GESTION DES CONTRATS | ||
| Création et gestion des comptes clients/prospects | • Consentement • Intérêt légitime de Groupe Meridis de fournir un compte personnel pour gérer ses commandes |
• Pour les clients : durée de la relation commerciale en base active puis 3 ans à compter de la dernière activité (connexion au compte client ou commande) en archive intermédiaire • Pour les prospects : 3 ans à compter de la dernière activité (connexion au compte client) |
| Gestion des commandes et des livraisons | Exécution du contrat entre Groupe Meridis et vous | • En base active : durée de la relation commerciale et 3 ans à compter de la dernière activité (connexion au compte client ou commande) • Puis comme archive intermédiaire pour la durée de l’obligation légale |
| Gestion des opérations de paiement | Exécution du contrat entre Groupe Meridis et vous | • En base active : durée de la relation commerciale et 3 ans à compter de la dernière activité (connexion au compte client ou commande) • Puis comme archive intermédiaire pour la durée de l’obligation légale |
| Gestion de la relation client (téléphone / email), du suivi des commandes du service après-vente, des retours produits et des remboursements | Exécution du contrat entre Groupe Meridis et vous | • En base active : durée de la relation commerciale et 3 ans à compter de la dernière activité (connexion au compte client ou commande) • Puis comme archive intermédiaire pour la durée de l’obligation légale |
| Obligations légales comptables, fiscales, y incluant les données susceptibles de faire l’objet d’une réquisition judiciaire | Respect d’une obligation légale de conservation de certaines données personnelles | Sous la forme d’archive intermédiaire : durée légale de conservation (ex : 10 ans en matière comptable, 1 an en matière d’identifiant unique d’un internaute) |
| Gestion des pré-contentieux et contentieux | Intérêt légitime de Groupe Meridis pour établir la preuve d’un droit ou d’un contrat | Durée de la prescription commerciale, civile, etc. |
| OPÉRATIONS DE PROSPECTION | ||
| A destination de professionnels | Intérêt légitime de Groupe Meridis sous réserve du respect d’un droit d’opposition au moment de la collecte puis à tout moment | • Jusqu’à l’exercice du droit d’opposition • OU, à défaut, 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale pour un client ou du dernier contact émanant d’un prospect (connexion à son compte personnel) |
| TRAÇAGE / SUIVI DE LA NAVIGATION DES PERSONNES | ||
| Conservation du numéro de carte bancaire pour faciliter les achats ultérieurs (hors cryptogramme) | Consentement | • Jusqu’au retrait du consentement • OU à défaut jusqu’à la date d’expiration de la carte bancaire |
| Conservation des données de carte bancaire | • Respect d’une obligation légale (art. L 133-24 du code monétaire et financier) Exécution contractuelle |
• Jusqu’au complet paiement • Puis pendant 13 mois, ou 15 mois s’agissant d’une carte de paiement à débit différé |
| Cookies (mesures de fréquentation du Site, réseaux sociaux, partage de vidéos, etc.) | Consentement, sauf pour les cookies strictement nécessaires selon les dispositions légales | • 6 mois à compter du recueil du consentement • 13 mois pour les traceurs de mesure d’audience exemptés de consentement, et 25 mois concernant les informations collectées à partir de ces traceurs |
4. Destinataires de vos Données personnelles
4.1. En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie de vos Données personnelles :
- les personnels de Groupe Meridis en charge de la publication des contenus et de l’administration technique du Site ;
- les personnels de Groupe Meridis en charge de la gestion des commandes et des livraisons passées sur le Site ;
- les personnels de Groupe Meridis en charge du traitement des demandes reçues par le formulaire de contact ;
- les personnels responsables de la supervision de la sécurité des systèmes d’information de Groupe Meridis ;
- les personnels des prestataires concernés.
4.2. Groupe Meridis peut également communiquer vos Données personnelles à des sous-traitants qui les traitent pour son compte et sur ses instructions.
Groupe Meridis fait appel à des sous-traitants dans le cadre de la gestion, l’exécution, le traitement et le paiement de vos commandes (par exemple pour le paiement en ligne et pour la livraison des commandes), ainsi que pour l’administration, la maintenance, le développement technique et l’hébergement du Site, des applications internes et du système d’information de Groupe Meridis notamment. Groupe Meridis peut également communiquer vos Données personnelles aux sous-traitants chargés (i) de réaliser la promotion et les opérations marketing pour son compte et (ii) du contrôle (commissaire aux comptes par exemple). Enfin, Groupe Meridis peut également communiquer vos Données personnelles aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels.
4.3. Vos Données personnelles sont également transmises à des partenaires commerciaux de Groupe Meridis qui peuvent traiter vos Données personnelles pour leur propre compte et donc en qualité de responsable de traitement, avec votre consentement préalable exprès lorsqu’il est requis par la législation applicable. Ces partenaires sont : Amaxia, Moduguard.
5. Transfert de vos données personnelles à des tiers dans l’UE et hors de l’UE
5.1. Les serveurs de Groupe Meridis sont situés en France.
5.2. Groupe Meridis vous informe que vos Données personnelles ne sont pas transmises à des tiers en dehors de l’Union Européenne. Dans une telle hypothèse, nous vous en informerions, en précisant les conditions et modalités dans lesquelles vos Données personnelles sont transférées en dehors de l’Union Européenne.
S’agissant des Données personnelles transmises au sein du territoire de l’Union Européenne, les tiers sont, au même titre que Groupe Meridis, soumis au Règlement Général sur la Protection des données personnelles n°2016/679, que ce soit en leur qualité de sous-traitant intervenant pour le compte et sur instructions de Groupe Meridis, ou en leur qualité de responsable de traitement, pour leur propre compte. Ils doivent à ce titre respecter les obligations qui leur incombent au titre de la législation applicable.
6. Droits des personnes
Vous disposez des droits suivants sur vos Données personnelles collectées et traitées par Groupe Meridis :
- droit d’accès à vos Données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir la confirmation que vos Données personnelles sont traitées, et si tel est le cas, d’y accéder,
- droit de rectification de vos Données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir la modification de vos Données personnelles inexactes ou incomplètes,
- droit de demander la limitation du traitement de vos Données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir un traitement de vos Données personnelles limité, lorsque vous vous y opposez, lorsque vous contestez l’exactitude des Données personnelles ou lorsque vous pensez que leur traitement est illicite,
- droit de demander l’effacement de vos Données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir la suppression de vos Données personnelles, sous réserve des obligations légales en matière de conservation,
- droit de demander la portabilité de vos Données personnelles : il s’agit du droit de recevoir vos Données personnelles dans un format structuré et couramment utilisé, et les transmettre à un autre responsable de traitement,
- droit de vous opposer au traitement de vos Données personnelles : il s’agit du droit de refuser le traitement effectué par Groupe Meridis, sauf cas de motifs légitimes et impérieux de Groupe Meridis,
- droit de définir des directives quant au sort de vos Données personnelles après votre décès.
Lorsque la collecte et le traitement de vos Données personnelles sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Vous pouvez également indiquer vos directives quant à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données personnelles après votre décès.
Vous disposez en outre du droit d’introduire une réclamation devant l’autorité nationale compétente, en l’occurrence la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Ces droits peuvent être exercés par email envoyé à l’adresse biotech@labover.fr ou courrier adressé à Groupe Meridis – 20 rue Robert Koch, 34086 Montpellier Cedex 4. Votre demande doit contenir a minima vos nom, prénom, ainsi qu’un justificatif de votre identité.
Groupe Meridis traite votre demande dans le délai d’un (1) mois à compter de sa réception.
AVERTISSEMENT : les délais de traitement de vos demandes seront nécessairement augmentés si elles sont effectuées par courrier postal, en raison des contraintes matérielles et techniques liés à ce mode d’envoi.
7. Mesures de sécurité et de confidentialité
7.1. Groupe Meridis, et le cas échéant l’ensemble de ses filiales et sociétés affiliées, s’engage à prendre toutes mesures appropriées, pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos Données personnelles, et de les protéger contre toute perte, détournement, divulgation non autorisée, altération ou destruction.
Les systèmes informatiques utilisés pour la conservation de vos Données personnelles sont dotés d’un dispositif de protection logiciel. Des procédures de sauvegarde physique et électronique des données collectées à partir du Site sont mises en œuvre, conformément à la législation française et européenne en vigueur en matière de données personnelles.
Les salariés de Groupe Meridis, et le cas échéant des filiales et sociétés affiliées, qui, du fait de leur fonction, auraient accès à vos Données personnelles s’engagent à la plus grande confidentialité à cet égard.
Groupe Meridis a en outre confié son système de paiement à un prestataire spécialisé dans la sécurisation des paiements en ligne (Société Marseillaise de Crédit) qui garantit une confidentialité totale de vos informations bancaires et contrôle systématiquement la validité de vos droits d’accès lors du paiement par carte bancaire.
7.2. En cas de violation de Données personnelles, Groupe Meridis s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par la législation applicable. Si ladite violation entraîne un risque élevé, en termes de vie privée notamment, Groupe Meridis :
- en avisera les personnes concernées ;
- communiquera aux personnes concernées les informations et recommandations nécessaires.
8. Information particulière concernant la prospection commerciale
Groupe Meridis peut utiliser vos Données personnelles pour vous adresser des communications commerciales et promotionnelles de Groupe Meridis par email.
Dans la mesure où le Site est destiné uniquement à des professionnels, vous reconnaissez utiliser exclusivement une adresse email professionnelle lors de votre utilisation du Site. A ce titre, vous êtes informé au moment de la collecte de votre adresse email que celle-ci sera utilisée à des fins de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer lors de la collecte ou postérieurement, à tout moment :
- via le lien de désabonnement figurant dans les emails de prospection qui vous seront adressés,
- en suivant la procédure indiquée dans l’article « Droits sur vos Données personnelles ».
Par exception, dans l’hypothèse où l’adresse email que vous utilisez est une adresse professionnelle générique (info@societe.com par exemple), elle n’est pas soumise au droit d’opposition.
9. Modifications de la Politique de confidentialité
Groupe Meridis est susceptible de modifier la Politique de confidentialité en fonction de ses activités ainsi que des évolutions de la législation en vigueur. Toute modification substantielle de ladite Politique fera l’objet d’une notification à votre attention, par tous moyens ou le cas échéant selon les procédés précisés dans les conditions générales d’utilisation et de vente (CGU et CGV) du Site. En tout état de cause, cette notification aura lieu dans un délai raisonnable préalablement à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions de la Politique de confidentialité.
10. Pour plus d’informations
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter Groupe Meridis à l’adresse suivante : Parc Euromédecine BP 27253, 20 rue Robert Koch, 34086 Montpellier Cedex 4, ou à l’adresse email biotech@labover.fr.
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr.